¡Formas interesantes de utilizar Google Drive y Google Calendar!
A menudo, busco en Internet y me encuentro con un truco genial que no sabía que podía hacer con una herramienta que ya estoy utilizando para hacerla más eficiente. Trabajar como un equipo remoto con empleados en todo el mundo en Hibox significa que hemos aprendido bastantes trucos para gestionar proyectos, comunicarnos y mantenernos productivos con diversas herramientas. Aquí compartiremos contigo algunas formas ingeniosas de utilizar Google Drive y Google Calendar que hemos descubierto.
1. Utiliza las carpetas de Google Drive para organizar tus proyectos a tu manera con la gestión de tareas
En lugar de enviar varias versiones de archivos por correo electrónico, creamos carpetas en Google Drive para todos nuestros proyectos, de modo que todos tengamos las últimas versiones en un mismo lugar. Es algo bastante habitual y nadie se imagina cómo manteníamos los documentos ordenados antes de Drive. Pero hemos ido un paso más allá y hemos integrado Google Drive en nuestro chat y en la gestión de tareas en Hibox. No sólo podemos hacer un seguimiento de los archivos y carpetas compartidos de Google Drive, sino que también podemos asignar tareas utilizándolos. Es mucho más fácil ver qué tareas corresponden a qué archivos adjuntándolos directamente.
2. Utiliza el Programador Hibox con el Calendario de Google Drive para configurar las llamadas de grupo a tu manera
Una de las cosas de las que probablemente no te das cuenta es del tiempo que lleva enviar correos electrónicos de un lado a otro y concertar citas. Aunque sea práctico programar en Google Calendar y luego recibir notificaciones, sigue siendo un engorro. Prueba a utilizar el Programador Hibox para programar llamadas, reuniones, etc. a horas que funcionen para todos con un solo paso. El Programador Hibox te permite enviar a cualquier persona un enlace a un calendario con tus horas disponibles para que pueda reservar cuando mejor le convenga. Luego se añade inmediatamente a su calendario de Google. No creerás cuánto tiempo y confusión ahorras.
3. Utiliza los Formularios de Google para opiniones y decisiones rápidas
De todas las formas de utilizar Google Drive, Google Formularios es un producto infrautilizado. Nos ha resultado increíblemente útil para tomar decisiones y organizar opiniones con nuestro equipo remoto. Creamos un formulario y lo enviamos a todo nuestro equipo a través de uno de nuestros streams en Hibox, para que todos puedan rellenarlo y podamos recopilar fácilmente los resultados en un mismo lugar. Es mucho más fácil que hacer preguntas por correo electrónico, que es difícil de seguir. Todo el mundo puede ver los resultados en un mismo lugar en Google Drive o en Hibox.
4. Utiliza Toggl para controlar el tiempo dedicado a los proyectos
Utilizado normalmente por autónomos, Toggl es genial para hacer un seguimiento del tiempo empleado en proyectos para controlar y mejorar la productividad o averiguar cuánto tiempo llevan ciertas tareas. Puedes configurar Toggl con un Documento u Hoja de Google para ver cuánto tiempo se dedica a trabajar en distintos sitios web y proyectos, y luego hacer un seguimiento de los resultados. En el futuro sabrás cuánto tiempo llevan determinados proyectos y tareas para poder distribuir mejor el tiempo con tu equipo.
5. Colabora y aporta ideas sobre documentos vivos mientras chateas
El trabajo en equipo es clave, pero puede ser difícil facilitar una buena lluvia de ideas y el trabajo en grupo, online o en persona. Hemos descubierto que combinar el chat en grupo con documentos vivos en Google Drive es una forma estupenda de organizar una lluvia de ideas mientras se hacen las cosas. Para ello, integramos Google Drive con los flujos de chat de Hibox. Creamos flujos de chat para nuestros proyectos o departamentos, como «Marketing de contenidos» o «Ventas», y compartimos documentos en nuestros flujos a los que todo el mundo tiene acceso. Podemos chatear en grupo para discutir nuevas ideas, trabajar juntos en tiempo real en los documentos y mantener la última versión de nuestro trabajo en un solo lugar.
Éstas son sólo algunas de las formas de utilizar Google Drive y Google Calendar que hemos descubierto que han impulsado realmente nuestra productividad. Facilitan el trabajo en equipo, sobre todo cuando se utilizan dos herramientas que todo el mundo ya utiliza.
