No perdamos más tiempo con una introducción. Vuelve a trabajar mejor con tu equipo con estos trucos de gestión de proyectos.
Reuniones por videoconferencia
Reunir a tu equipo en una videollamada rápida en lugar de intentar discutir los detalles por correo electrónico puede ahorrar una cantidad increíble de tiempo y poner los planes en marcha antes. Cuando discutes una idea o un proyecto con otros cara a cara (aunque sea a través de una pantalla), generalmente tiene también un mayor sentido de urgencia y apoyo. Los miembros del equipo se sentirán más conectados personalmente, sobre todo si hacéis una lluvia de ideas juntos antes de asignar las tareas. Las conversaciones cara a cara establecen la confianza, permiten mejorar las ideas y alinean a todos hacia el mismo objetivo. El 93% de la eficacia de tu conversación deriva del lenguaje corporal. Es importante no descartar esto y utilizar más la tecnología( es decir, lavideotecnología ) en beneficio de tu equipo.
Listas de tareas, no listas de cosas por hacer
Las listas de tareas pendientes no se hacen. Tener listas de tareas pendientes individuales y sin contabilizar cuando se trabaja en un proyecto de equipo es un enorme asesino de la productividad. Es mucho más eficaz decidir en equipo cuáles son las tareas prioritarias y asignárselas unos a otros en un sistema de gestión de proyectos. Lo ideal es un sistema que permita a todos responsabilizarse mutuamente y ver cómo encajan todas las piezas. Asignar individuos y fechas de vencimiento a las tareas las hace procesables y no sólo algo que alguien de tu equipo «tendráque hacer«. Hay muchas herramientas de gestión de tareas entre las que elegir, consulta esta guía para determinar cuál es la adecuada para tu equipo.
Documentos vivos
Herramientas como Google Drive añaden un nuevo elemento de colaboración a los documentos. Esto es muy útil para los proyectos en equipo. En lugar de quedarte atascado con varias versiones diferentes del mismo trabajo flotando por correo electrónico, comparte documentos u hojas de cálculo «vivos» en Google Drive a los que todos los miembros de tu equipo tengan acceso. Todos tendréis la versión más actualizada en todo momento y podréis editar y ampliar vuestro trabajo al mismo tiempo, independientemente de dónde estéis. Integrar tus documentos con tu gestión de tareas hace que tu lista de tareas sea aún más procesable.
Un calendario integrado es fundamental para una gestión fluida del proyecto. ¡No olvides este truco!
Otro fallo de productividad que debes evitar es no establecer un calendario central y compartido que muestre a tu equipo lo que tienes por delante. Tus plazos y el plan de acción para alcanzarlos deben estar en algún lugar digital, de fácil acceso e interactivo. Deberías incluir también los calendarios y eventos personales de los miembros de tu equipo para que no haya sorpresas y puedas distribuir la carga de trabajo con eficacia. Disponer de un calendario integrado puede ayudarte a identificar los cuellos de botella en los que puede haber demasiadas cosas para tu equipo y a optimizar el horario de tu equipo para cumplir los plazos. Hay muchas herramientas: desde los calendarios estándar de Google hasta opciones para equipos realmente grandes.
Chat, no correo electrónico! un truco que sin duda puede ayudarte a construir una valiosa estrategia de gestión de proyectos
Hay muchas empresas que hacen todo lo posible por «matar» el correo electrónico interno con herramientas digitales, porque el correo electrónico mata la productividad. Resulta que una de las mejores soluciones existe desde hace tiempo, sólo que no en la oficina. Ahora las herramientas de chat de oficina están despegando y a los equipos les encanta el nuevo estilo de comunicación intuitivo y productivo. El chat imita las conversaciones en tiempo real en lugar de los segmentados y molestos correos electrónicos. Puedes discutir inmediatamente, estés donde estés, con tus compañeros en un feed grabado. A diferencia del correo electrónico, todo el mundo forma parte de la conversación y ésta fluye de forma natural como una discusión en grupo. El chat también es ideal para la colaboración porque es mucho más inclusivo que el correo electrónico y puedes recibir comentarios inmediatos. Los estudios sugieren que el chat elimina algunos de los prejuicios que impiden a la gente compartir más durante una lluvia de ideas. Puede que tu equipo produzca su mejor trabajo a través del chat.
Estos son algunos trucos de gestión de proyectos realmente sencillos que puedes utilizar para mejorar la productividad de tu equipo de proyectos. ¡Esperamos que te hayan sido útiles!
