¿Qué es el software de gestión ágil de proyectos y podría cambiar por completo la forma en que tu equipo gestiona los proyectos?
La gestión ágil de proyectos refleja la nueva mentalidad que deben adoptar las empresas en su conjunto para tener éxito en los próximos años. Sin soluciones e ideas innovadoras y un enfoque rápido para llevarlas a buen puerto, las empresas no sobrevivirán al cambiante entorno empresarial. Las empresas que sean capaces de ejecutar rápida y eficazmente tendrán siempre una ventaja competitiva. Si echas un vistazo a las empresas de mayor rendimiento del mundo, la edad y el tamaño ya no significan mucho. Hay equipos muy pequeños que superan a empresas grandes y tradicionales porque tienen la ventaja competitiva de la agilidad. Aplicar sólo unos pocos cambios para que tu equipo aborde los proyectos y los cambios de forma más eficaz puede suponer una gran diferencia.
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
La gestión ágil de proyectos es una forma altamente colaborativa, más transparente y rápida de gestionar proyectos para que los equipos puedan moverse con las tendencias del mercado de forma eficaz. El trabajo ágil se basa en los comentarios de los clientes y en realizar ajustes constantes para satisfacer las demandas del mercado. Atrás quedaron los días de esperar que aquello en lo que inviertes grandes cantidades de tiempo y dinero merezca la pena. Con la gestión ágil de proyectos, los equipos trabajan en «sprints» cortos hacia los objetivos y recogen e incorporan comentarios después de cada uno para garantizar una progresión constante. Así es como los equipos deben abordar una serie de tareas.
Una rutina ágil sigue este patrón:
- Planificar un sprint: Una planificación inicial para determinar lo que hay que completar en un sprint.
- Demostración del sprint: Una reunión posterior para repasar lo que se ha hecho y proporcionar/recoger opiniones.
- Reuniones matinales: Reuniones breves de 15 minutos para sincronizar objetivos.
- Retrospección: Revisión e incorporación de las reacciones para seguir avanzando.
Cómo realmente gestionar un proyecto ágil para mejorar la productividad:
Para la productividad de cualquier proyecto o del trabajo en equipo en general, es necesario mejorar la funcionalidad en algunas áreas: comunicación, colaboración e intercambio de información.
Comunicación:
Rara vez los softwares de planificación de proyectos solucionan uno de los mayores obstáculos a la productividad: la comunicación obsoleta. Si tu equipo está bien organizado en cuanto a su planificación y tareas, pero sigue utilizando el correo electrónico para trabajar juntos, os estáis frenando. El correo electrónico no es inclusivo, es desorganizado y consume mucho tiempo; lo contrario de lo ágil. Para una mejor comunicación que se ajuste a los principios de colaboración y transparencia de Agile, prueba a utilizar chat de empresa como el de Hibox en su lugar. El chat es una comunicación intuitiva, inclusiva y en tiempo real que permite la conversación colaborativa en un lugar central del que todos pueden formar parte. El chat de empresa también mejora la generación de ideas, ya que elimina la percepción de jerarquía y permite que todos tengan voz.
Además, Hibox permite a los grupos hacer videoconferencias con un solo clic. No es necesario ir a otra plataforma para iniciar una videoconferencia de grupo. Esto elimina la necesidad de reuniones que ocupan tiempo pero no son productivas. No importa dónde se encuentren, los miembros del equipo pueden trabajar cara a cara como si estuvieran en la misma sala. Esto es genial para los equipos remotos que quieren mejorar la comunicación, el compromiso y aclarar rápidamente el plan de juego del equipo. Las lluvias de ideas y la puesta a punto de las mismas siguen haciéndose mejor «en persona». Las videollamadas de Hibox ayudan a tu equipo a actuar como una pequeña startup ágil estés donde estés.
Colaboración:
Trabajar juntos es sorprendentemente difícil de la forma en que lo hacen actualmente muchos equipos. El trabajo no es colaborativo y está mucho más segregado de lo que debería para un equipo ágil. Enviar por correo electrónico varias copias de archivos y trabajar por separado hasta que llega el momento de poner algo en común es propicio a los errores y a la falta de comunicación. Trabajar juntos en documentos compartidos en una plataforma como Hibox, en la que se delega el trabajo de forma clara y detallada. gestión de tareas y compartir comentarios e instrucciones con el chat es una forma mucho más intuitiva. Para seguir con los métodos tradicionales, puedes incluso crea gráficos Kanban para proyectos y compártelos con tu equipo como una guía visual en un chat y flujo de tareas de Hibox.
Compartir información como parte del software de gestión ágil de proyectos:
La transparencia es clave en la gestión ágil de proyectos. Por desgracia, muchos equipos no comparten la información y los archivos clave de forma cómoda y transparente para los miembros del equipo. Esto provoca malentendidos y múltiples versiones del trabajo. La información y los archivos deben estar bien organizados con las tareas y ser fácilmente accesibles para evitar confusiones, mantener la información centralizada y privada, y eliminar las barreras a la eficacia. Con intercambio de archivos En Hibox, los miembros del equipo pueden compartir archivos directamente dentro de los flujos de chat y adjuntarlos a las tareas. De esta forma también puede haber discusiones activas y comentarios en torno a los archivos de forma organizada. Todos los miembros del equipo pueden encontrar las últimas versiones de los archivos compartidos en la lista central de archivos.
La gestión ágil de proyectos es un método fantástico que se aplica a los proyectos para que las empresas respondan a los cambios del sector y se ajusten a las demandas del mercado, al tiempo que se mantienen lo más ágiles y eficientes posible. Sin embargo, el método es tan bueno como la forma de aplicarlo. Utilizar software como Hibox para el software de gestión ágil de proyectos garantiza a tu equipo toda la funcionalidad necesaria para cumplir los principios de colaboración, transparencia y rapidez de la gestión ágil de proyectos. Prueba Hibox gratis con tu equipo hoy mismo.
